Vous devez vous poser plusieurs questions pour choisir le lieu de réunion idéal. Combien d’invités prévoyez-vous pour la réunion ? Quel est l’objectif de la réunion ? Devrez-vous fournir de la nourriture ? Quelles doivent être les caractéristiques de l’espace de réunion ? Aurez-vous des invités de l’extérieur de la ville ? Il suffit selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, de répondre à ces questions pour sélectionner facilement un lieu d’événement.
Conseil n° 1 – Déterminez la liste des invités
Le nombre de personnes que vous invitez a un impact majeur sur la taille du lieu qui convient à votre réunion. Une liste d’invités de 12 personnes peut ne nécessiter qu’un petit espace, mais vous aurez besoin d’un espace de la taille d’une salle de bal pour une grande réunion de type conférence. Personne n’a envie de s’entasser dans un petit espace. Faites correspondre le nombre de vos invités à la taille de l’espace, afin que chacun passe un moment agréable lors de votre réunion.
Conseil n° 2 – Objectif de la réunion
Le lieu de réunion doit correspondre à votre marque et à la raison de la réunion. Choisissez un lieu spacieux, léger et bien éclairé pour un après-midi rempli d’activités et d’exercices de team building. Choisissez une atmosphère plus stoïque, historique et sérieuse pour une grande réunion de cadres ou de clients importants. La salle de réunion déterminera l’ambiance, elle doit donc coïncider avec l’objectif de l’événement.
Conseil n° 3 – De la nourriture sera-t-elle servie ?
Si vous avez répondu non, passez au conseil n° 4. Si vous avez répondu oui, continuez à lire ! Facilitez-vous la vie en choisissant un lieu qui peut vous servir de la nourriture. Vous éviterez ainsi toute une étape de recherche d’un traiteur extérieur. Le lieu peut travailler avec vous en fonction du type de réunion que vous prévoyez d’organiser. Un simple événement d’une heure peut ne nécessiter que quelques amuse-gueules et des boissons telles que du café et du thé. En revanche, si vous organisez un déjeuner, les invités s’attendront à un repas complet.
Conseil n° 4 – Cherchez à comparer les salles de réunion
Rien n’est comparable au fait de se rendre sur place et de vérifier les lieux. Visitez le lieu que vous souhaitez bien avant la date de votre réunion. Aurez-vous besoin d’une prise électrique à un endroit précis de la salle pour installer un projecteur ou un pied de micro ? La salle sera-t-elle adaptée à votre réunion comme vous l’aviez imaginé ? Visiter le lieu à l’avance peut également vous permettre de planifier la façon dont vous souhaitez aménager l’espace afin de répondre au mieux à l’objectif de la réunion.
Conseil n° 5 – Les invités viennent-ils de loin ?
Certaines réunions nécessitent un hébergement à proximité. Les grandes conférences ont souvent des invités qui viennent de l’extérieur de la ville. Prévoyez à l’avance les participants qui auront besoin d’un endroit où loger. Vous pouvez inclure une liste d’hôtels proches dans l’invitation à la conférence. Les invités apprécieront cette attention et cette prévenance supplémentaires. Allez même plus loin en demandant aux hôtels s’ils proposent des blocs de chambres pour un groupe d’invités dont vous savez qu’ils auront besoin d’un hébergement.
Bonne planification !
Organisez la réunion parfaite dans le lieu le plus approprié grâce à ces cinq conseils. Qu’il s’agisse de réduire le nombre d’invités ou d’identifier le véritable objectif de votre réunion, les réponses à ces questions vous guideront dans la bonne direction. Bonne planification !
Cliquer ici pour d’autres articles !!!
